Versie van 30 september 2026 · gratis pilot

Privacyverklaring

Petdocus houdt één dossier bij voor elke geredde hond en kat. Daarvoor slaat het ook een aantal persoonsgegevens op van de mensen die het gebruiken. In deze verklaring lees je welke gegevens, waarom, waar, hoe lang, en wat je eraan kunt doen.

Wie is verantwoordelijk

Tijdens de gratis pilot wordt Petdocus (petdocus.com) beheerd door Condria Eduard-Dragos, een particulier gevestigd in Roemenië. Hij is de verwerkingsverantwoordelijke voor accountgegevens, beveiligingslogs en de e-mails die Petdocus verstuurt.

Opvangorganisaties en dierenklinieken zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij over andere mensen invoeren (bijvoorbeeld adoptanten, gastgezinnen of eigenaren). Voor die gegevens treedt Petdocus op als hun verwerker op grond van de verwerkersovereenkomst die elke organisatie accepteert.

Contact over privacy: condriaeduarddragos@gmail.com, of het contactformulier, met "Privacyverzoek" aan het begin van je bericht. We antwoorden binnen één maand.

Wat we opslaan

Account: naam, e-mailadres, wachtwoord (alleen als veilige hash), taal, optionele tweestapsverificatie; de datum en versie van de voorwaarden en van deze verklaring die je hebt geaccepteerd.
Organisaties: naam, land, taal, registratienummer (klinieken); leden, rollen, rechten; registratienummers van dierenartsen (klinieken).
Dieren: identiteit (incl. microchip), foto's, gezondheidsgegevens (behandelingen, gewichten, aandoeningen), status en documenten. Op documenten van dieren, zoals paspoorten, staan vaak naam en adres van de eigenaar — we behandelen elk document als persoonsgegevens: privé, en elke weergave wordt gelogd.
Eigenaren: wanneer een opvangorganisatie het dossier van een dier aan een adoptant overdraagt, worden naam en e-mailadres van de adoptant opgeslagen als eigenaar. Er wordt gelogd wie de contactgegevens van de eigenaar heeft bekeken.
Wijzigingsgeschiedenis (auditlogboek): wie wat wanneer heeft gedaan, wat er is gewijzigd (oud → nieuw) en een ingekort IP-adres (laatste deel verwijderd). Daarnaast inlogpogingen, mislukte inlogpogingen, chipzoekopdrachten door klinieken, weergaven van documenten en van contactgegevens.
Contactformulier: je naam, e-mailadres en bericht.

We verzamelen geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens over mensen). Bij vrije notitievelden worden gebruikers eraan herinnerd geen persoonsgegevens over mensen te noteren.

Waarom (rechtsgronden)

Overeenkomst (art. 6, lid 1, onder b, AVG): accounts, organisaties, de dossiers die je aanmaakt, adoptieoverdrachten, toegang voor dierenartsen.
Gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f): beveiliging, de manipulatiebestendige wijzigingsgeschiedenis en het volledig houden van de medische geschiedenis van dieren in het belang van dierenwelzijn — ook nadat iemand vertrekt.
Wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, onder c): facturen zodra er betaalde abonnementen zijn; het beantwoorden van verzoeken van autoriteiten.
Toestemming alleen waar iets echt optioneel is (bijvoorbeeld marketingmails — die versturen we op dit moment niet).

Wanneer een dierenkliniek vraagt het dossier van een dier in te zien, wordt de beslissing van de eigenaar of opvangorganisatie (goedkeuren / weigeren) opgeslagen met datum, methode en een ingekort IP-adres.

Waar het wordt opgeslagen, wie het nog meer ontvangt

Database en bestanden: Cloudflare, met opslag onder EU-jurisdictie. E-mails: Cloudflare Email Service. Berichten via het contactformulier en privacyverzoeken komen binnen in de Google-inbox (Gmail) van de beheerder. Zie de lijst van subverwerkers. Cloudflare en Google zijn Amerikaanse bedrijven; doorgiften vallen onder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework) en standaardcontractbepalingen. Gegevens die worden gedeeld met partners of adoptanten in het Verenigd Koninkrijk vallen onder het adequaatheidsbesluit van de EU voor het Verenigd Koninkrijk.

We verkopen geen persoonsgegevens, gebruiken ze niet voor advertenties en delen ze met niemand anders, tenzij de wet dat vereist.

Hoe lang

Accountgegevens: zolang je account bestaat. Je kunt het op elk moment zelf verwijderen (zie hieronder).
Dierendossiers en hun wijzigingsgeschiedenis: zolang het dossier bestaat (de organisatie bepaalt wanneer het wordt gearchiveerd). De medische geschiedenis van een dier blijft bewaard wanneer iemand vertrekt; de items worden dan toegeschreven aan "Voormalige gebruiker".
Beveiligingslogs van inlogpogingen en zoekopdrachten: bewaard als onderdeel van het manipulatiebestendige auditlogboek.
Contactberichten: verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn om je te antwoorden.
Gepland: inactieve accounts krijgen na 2 jaar een waarschuwing en worden na 3 jaar verwijderd.

Je rechten — zelf te regelen

Inzage en overdraagbaarheid: via Mijn account → Mijn gegevens downloaden krijg je alles wat we over je opslaan (JSON), inclusief je dieren en je activiteit.
Wissen: Mijn account → Mijn account verwijderen. Je naam, e-mailadres en inloggegevens worden gewist en je verlaat alle organisaties; de medische geschiedenis van dieren blijft bewaard, toegeschreven aan "Voormalige gebruiker"; dieren waarvan je eigenaar bent, worden gearchiveerd.
Rectificatie: pas je naam aan in Mijn account; vraag de organisatie om te corrigeren wat zij over je heeft vastgelegd.
Je kunt ons ook vragen de verwerking te beperken of bezwaar maken tegen de verwerking, en een klacht indienen bij je toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming — in Roemenië ANSPDCP.

Voor gegevens die een organisatie over je heeft ingevoerd (bijvoorbeeld als adoptant) kun je ook rechtstreeks contact opnemen met die organisatie.

Beveiliging

Overal HTTPS; wachtwoorden alleen als veilige hash; tweestapsverificatie verplicht voor beheerders.
Elk verzoek wordt gecontroleerd door één centrale rechtenmodule; mensen zien alleen wat ze mogen zien.
Bestanden zijn privé en worden alleen na een rechtencontrole geleverd; elke weergave van een document wordt gelogd.
Wijzigingsgeschiedenis die alleen kan worden aangevuld en met hashes is gekoppeld; dagelijks herstel van de database naar een bepaald tijdstip mogelijk.
Als een datalek je gegevens in gevaar brengt, melden we dat waar verplicht binnen 72 uur aan ANSPDCP, zonder onnodige vertraging aan de betrokken organisaties, en aan jou als het risico hoog is.

Cookies

De app gebruikt één noodzakelijke cookie om je ingelogd te houden en één om de gekozen taal te onthouden (zodat e-mails je in die taal bereiken); je thema wordt in je browser onthouden. Geen advertentie- of trackingcookies, dus ook geen cookiebanner.

Leeftijd

Petdocus is bedoeld voor mensen van 18 jaar en ouder.

Wijzigingen

Als deze verklaring wezenlijk verandert, vragen we je de nieuwe versie te accepteren wanneer je de volgende keer inlogt.