Dit is een vertaling voor je gemak. Als deze afwijkt van de Engelse versie, geldt de Engelse versie.
Verwerkersovereenkomst
Deze overeenkomst geldt tussen elke organisatie die Petdocus gebruikt (een opvangorganisatie of een dierenkliniek — de verwerkingsverantwoordelijke) en de beheerder van Petdocus (de verwerker), voor de persoonsgegevens die de organisatie over andere mensen invoert. De beheerder van een organisatie accepteert haar in de app.
1. Partijen
Verwerker: Condria Eduard-Dragos, Roemenië, beheerder van Petdocus tijdens de gratis pilot (contact: condriaeduarddragos@gmail.com). Verwerkingsverantwoordelijke: de organisatie waarvan de beheerder deze overeenkomst in Petdocus heeft geaccepteerd.
2. Onderwerp, duur, aard en doel
De verwerker slaat persoonsgegevens op en verwerkt deze namens de verwerkingsverantwoordelijke om Petdocus te leveren: het bijhouden van dierendossiers, het beheren van de leden van de organisatie, adoptieoverdrachten, het delen met partnerorganisaties en dierenklinieken, en de wijzigingsgeschiedenis. De overeenkomst duurt zolang de organisatie Petdocus gebruikt.
3. Soorten gegevens en betrokkenen
- Leden van de organisatie: naam, e-mailadres, rol, rechten; bij klinieken de registratienummers van dierenartsen.
- Adoptanten en eigenaren: naam en e-mailadres; eventuele contactgegevens die de organisatie vastlegt.
- Gastgezinnen en andere personen die in dossiers of documenten worden genoemd (bijvoorbeeld in dierenpaspoorten).
- Items in de wijzigingsgeschiedenis die betrekking hebben op deze personen.
Het is niet de bedoeling dat bijzondere categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt; de verwerkingsverantwoordelijke voert deze niet in.
4. Verplichtingen van de verwerker
- De gegevens uitsluitend verwerken op basis van schriftelijke instructies van de verwerkingsverantwoordelijke — het gebruik van de functies van Petdocus geldt als instructie — tenzij de wet anders voorschrijft.
- Ervoor zorgen dat iedereen die gemachtigd is om de gegevens te verwerken tot geheimhouding is verplicht.
- Passende technische en organisatorische maatregelen treffen (art. 32): versleuteling tijdens transport, veilige hashing van wachtwoorden, tweestapsverificatie voor beheerders, controle van rechten aan de serverkant bij elk verzoek, privéopslag van bestanden met gelogde weergaven, een auditlogboek dat alleen kan worden aangevuld en met hashes is gekoppeld, opslag onder EU-jurisdictie, herstel naar een bepaald tijdstip.
- Alleen subverwerkers inschakelen die op de pagina met subverwerkers staan; verwerkingsverantwoordelijken informeren over voorgenomen wijzigingen, zodat zij bezwaar kunnen maken; aan subverwerkers dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming opleggen.
- De verwerkingsverantwoordelijke bijstaan bij verzoeken van betrokkenen (export en wissen in de app zelf; verdere hulp op verzoek) en bij de artikelen 32–36.
- De verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging informeren nadat de verwerker kennis heeft genomen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens, met de beschikbare informatie.
- Aan het einde van de dienstverlening de gegevens, naar keuze van de verwerkingsverantwoordelijke, wissen of terugbezorgen (de organisatie-export in Instellingen levert een volledige kopie), tenzij de wet opslag verplicht stelt.
- De informatie ter beschikking stellen die nodig is om de naleving aan te tonen, en audits op redelijke wijze mogelijk maken.
5. Verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke
- Beschikken over een rechtsgrond voor de gegevens die zij vastlegt, en de betrokken personen (bijvoorbeeld adoptanten) informeren.
- Alleen vastleggen wat nodig is; notities vrijhouden van onnodige persoonsgegevens.
- Leden alleen de rechten geven die zij nodig hebben; tweestapsverificatie voor beheerders ingeschakeld houden.
6. Internationale doorgiften
Gegevens worden opgeslagen onder EU-jurisdictie. Subverwerkers in de VS vallen onder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework) en/of standaardcontractbepalingen. Doorgiften naar het Verenigd Koninkrijk berusten op het adequaatheidsbesluit van de EU voor het VK.
7. Aansprakelijkheid en toepasselijk recht
De aansprakelijkheid volgt uit art. 82 AVG. Op deze overeenkomst is Roemeens recht van toepassing. Dit model wordt door een advocaat getoetst voordat betaalde abonnementen ingaan; verwerkingsverantwoordelijken wordt gevraagd de getoetste versie te accepteren.